Коронавирусът COVID-19 се разпространява бързо в Европа. Инфекциите не подминаха също Румъния / Унгария / България, където все повече компании решават да преминат към дистанционна работа. Как да подготвим екипа за т.нар. home office (домашен офис)? Вижте разгледаните по-долу инструменти, които ще Ви позволят да продължите работата си и да не изгубите ефективността си.
- Кои инструменти поддържат дистанционната работа в една организация?
- Инструменти за дистанционна работа с документи и споделяне на задачи
- Фирмени месинджъри за дистанционна работа – Microsoft Teams и Google Hangouts
- Microsoft Teams – най-важните функции за улесняване на дистанционната работа
- TeamViewer – инструмент, който се препоръчва за технически отдели и отдели за обслужване на клиенти
- Google Hangouts – бизнес месинджър, чат и инструмент за дистанционна работа
- Споделяне на документи с помощта на OneDrive и Google Drive
- Ефективна ли е дистанционната работа?
Кои инструменти поддържат дистанционната работа в една организация?
При необходимост от изпращане на някои служители или цели отдели да работят от дома си, организацията първо трябва да подготви подходящите инструменти и инфраструктура (включително VPN услуги), за да продължи без прекъсване да обслужва клиентите, да поддържа добра комуникация и сътрудничество в екипа. По-долу представяме препоръчаните инструменти, с помощта на които преминаването към дистанционна работа ще стане по-удобно.
Инструменти за дистанционна работа с документи и споделяне на задачи
Office365 и G Suite са едни от основните инструменти, препоръчвани за работа от вкъщи. И двете решения са едни от най-популярните инструменти за т.нар. home office или офис от дома в цял свят. Основните характеристики и на двата пакета включват достъп до файлове и документи от всяко устройство, споделена работа с други служители, получаване и изпращане на имейли и контакти чрез онлайн чат и видеоконференции. И двете решения разполагат с пълен набор от офис програми, като:
- Създаване на документи:
- Word;
- Google документи;
- Създаване на електронни таблици:
- Excel;
- Google таблици;
- Създаване на презентации:
- PowerPoint;
- Google презентации.
Както Office, така и G Suite предлагат виртуално облачно пространство за всеки потребител, в което могат да се съхраняват и редактират файлове, без да се налага физическото им съхранение на твърдия диск. Служителите имат достъп до него, както от служебните, така и от личните си устройства посредством компютър, смартфон или таблет от всяка точка по света.
Фирмени месинджъри за дистанционна работа – Microsoft Teams и Google Hangouts
Важен аспект от ежедневната работа в офиса е комуникацията, а преминаването към дистанционна работа със сигурност ще се отрази негативно на този част от бизнес дейността (напр. когато работите по проекти в голям екип). Както Office 365 , така и G Suite имат вградени бизнес месинджъри, които са в състояние напълно да задоволят нуждите не само на малки и средни предприятия, но и на големи корпорации и публични администрации.
Microsoft Teams – най-важните функции за улесняване на дистанционната работа
Microsoft Teams е бизнес месинджър, включен в пакета Office 365, благодарение на който:
- ще проведете разговори в чат или видеоконференции с всеки служител или група служители от компанията,
- ще изпратите файлове с документи или изображения,
- ще организирате и конфигурирате срещи в календара и ще поканите други членове на организацията в тях– идеално решение за създаване на видеоконференции.
Microsoft Teams е многоплатформен инструмент за бизнес комуникация, създаден, между другото, за нуждите на отдалечена работа.
Microsoft Teams е програма, която можете да използвате, както като отделно приложение, така и чрез браузъра си, след като влезете в акаунта си в Office 365. Teams обединява всички най-важни инструменти от гледна точка на комуникацията между бизнеса и администрацията, осигурява много високо ниво на достъпност и ефективен обмен на информация.
TeamViewer – инструмент, който се препоръчва за технически отдели и отдели за обслужване на клиенти
TeamViewer е лесен за използване инструмент, който се използва за предоставяне на дистанционна помощ на компютър на друг потребител. В ситуация в която, поради дистанционна работа, част или целият екип е далеч от централата на компанията, много важен аспект е поддържането на достъп до служебното оборудване, например от техническия отдел в компанията.
TeamViewer поддържа различни операционни системи, също и на смартфони и таблети.
Използването на TeamViewer в компанията позволява, наред с други дистанционни работи по компютрите или софтуера, решение на технически проблем, инсталиране на нов софтуер, актуализиране, въвеждане на административна парола и много други.
Google Hangouts – бизнес месинджър, чат и инструмент за дистанционна работа
Приложението Hangouts е лесен за използване и удобен месинджър, вграден в пакета от инструменти на G Suite. Също като Microsoft Teams, можете да го използвате за аудио и видео разговори, писмени чатове и да поканите външни потребители (напр. бизнес партньори, клиенти и др.) да участват в разговора. Можете да използвате приложението Hangouts, както във вашия уеб браузър, така в специално мобилно приложение за Android и iOS.
Интересна алтернатива на Hangouts е Google Meet приложението, посредством което ще организирате дистанционно обучение за повече потребители. Това е чудесно средство за преподаватели или обучаващи, които организират подобни събития.
Google Hangouts е инструмент за чат, пратеник и видеоконференции, вграден в G Suite.
Споделяне на документи с помощта на OneDrive и Google Drive
Когато служителите се намират извън седалището на компанията, е важно да се осигури сигурно и ефективно виртуално пространство, което позволява на тези служители свободно да обменят, създават и споделят документи, без излишно да изпращат на имейлите поредни версии на файловете. Препоръчаните решения за бизнеса, гарантиращи висока ефективност при дистанционната работа, са:
- Microsoft OneDrive за компании – криптирано виртуално пространство за бизнес
Пространството OneDrive е решение, изготвено от експерта в създаването на бизнес инструменти – Microsoft. То е напълно съвместимо с приложения като Word, Excel и PowerPoint, но, разбира се, не се ограничава само до споделяне на файловете, съхранени в тези програми. Благодарение на силното криптиране на данните, съхранявани в облака, компаниите, използващи Microsoft OneDrive, могат да бъдат сигурни, че техните документи и файлове са сигурни, дори когато служителите имат достъп до тях от своя дом или смартфон.
- Google Drive – облачно пространство с архивиране на данни до 25 дни
Google Drive е виртуално пространство, предоставяно с G Suite, което можете да използвате с всяко устройство с достъп до мрежата. Важен аспект, който улеснява груповата работа, докато работите от дома, е фактът, че Google Drive предлага споделяне на документите със служителите, създаването им и история на записаните промени в реално време. Отскоро Google Drive поддържа и формати на документи, предварително запазени в Office 365.
Ефективна ли е дистанционната работа?
Без съмнение ситуацията, свързана с епидемията от коронавирус COVID-19, е сериозно изпитание за всяка компания, която по-рано е разчитала на стационарната работа в офиса или на наето пространство. Преминаването към дистанционна работа изисква от такава компания (ако преди това не е разработила подходящи процедури) ефективно да реорганизира работата си и да използва нови инструменти. Но е добре да не забравяме, че дистанционната работа в днешно време е модерен подход към служебните задължения и все повече малки предприемачи работят от дома.
Използването на подходящите инструменти за дистанционна работа при по-големите компании определено ще реши повечето проблеми с комуникацията, когато нямаме физическо присъствие и разговор лице в лице.
