Как да работим от вкъщи? Инструменти за дистанционна работа

Коронавирусът COVID-19 се разпространява бързо в Европа. Инфекциите не подминаха също Румъния / Унгария / България, където все повече компании решават да преминат към дистанционна работа. Как да подготвим екипа за т.нар. home office (домашен офис)? Вижте разгледаните по-долу инструменти, които ще Ви позволят да продължите работата си и да не изгубите ефективността си.

Кои инструменти поддържат дистанционната работа в една организация?

При необходимост от изпращане на някои служители или цели отдели да работят от дома си, организацията първо трябва да подготви подходящите инструменти и инфраструктура (включително VPN услуги), за да продължи без прекъсване да обслужва клиентите, да поддържа добра комуникация и сътрудничество в екипа. По-долу представяме препоръчаните инструменти, с помощта на които преминаването към дистанционна работа ще стане по-удобно.

Инструменти за дистанционна работа с документи и споделяне на задачи

Office365 и G Suite са едни от основните инструменти, препоръчвани за работа от вкъщи. И двете решения са едни от най-популярните инструменти за т.нар. home office или офис от дома в цял свят. Основните характеристики и на двата пакета включват достъп до файлове и документи от всяко устройство, споделена работа с други служители, получаване и изпращане на имейли и контакти чрез онлайн чат и видеоконференции. И двете решения разполагат с пълен набор от офис програми, като:

  • Създаване на документи:
    • Word;
    • Google документи;
  • Създаване на електронни таблици:
    • Excel;
    • Google таблици;
  • Създаване на презентации:
    • PowerPoint;
    • Google презентации.

Както Office, така и G Suite предлагат виртуално облачно пространство за всеки потребител, в което могат да се съхраняват и редактират файлове, без да се налага физическото им съхранение на твърдия диск. Служителите имат достъп до него, както от служебните, така и от личните си устройства посредством компютър, смартфон или таблет от всяка точка по света.

Фирмени месинджъри за дистанционна работа – Microsoft Teams и Google Hangouts

Важен аспект от ежедневната работа в офиса е комуникацията, а преминаването към дистанционна работа със сигурност ще се отрази негативно на този част от бизнес дейността (напр. когато работите по проекти в голям екип). Както Office 365 , така и G Suite имат вградени бизнес месинджъри, които са в състояние напълно да задоволят нуждите не само на малки и средни предприятия, но и на големи корпорации и публични администрации.

Microsoft Teams – най-важните функции за улесняване на дистанционната работа

Microsoft Teams е бизнес месинджър, включен в пакета Office 365, благодарение на който:

  • ще проведете разговори в чат или видеоконференции с всеки служител или група служители от компанията,
  • ще изпратите файлове с документи или изображения,
  • ще организирате и конфигурирате срещи в календара и ще поканите други членове на организацията в тях– идеално решение за създаване на видеоконференции.

Microsoft Teams е многоплатформен инструмент за бизнес комуникация, създаден, между другото, за нуждите на отдалечена работа.Microsoft Teams е многоплатформен инструмент за бизнес комуникация, създаден, между другото, за нуждите на отдалечена работа.

Microsoft Teams е програма, която можете да използвате, както като отделно приложение, така и чрез браузъра си, след като влезете в акаунта си в Office 365. Teams обединява всички най-важни инструменти от гледна точка на комуникацията между бизнеса и администрацията, осигурява много високо ниво на достъпност и ефективен обмен на информация.

TeamViewer – инструмент, който се препоръчва за технически отдели и отдели за обслужване на клиенти

TeamViewer е лесен за използване инструмент, който се използва за предоставяне на дистанционна помощ на компютър на друг потребител. В ситуация в която, поради дистанционна работа, част или целият екип е далеч от централата на компанията, много важен аспект е поддържането на достъп до служебното оборудване, например от техническия отдел в компанията.

TeamViewerTeamViewer поддържа различни операционни системи, също и на смартфони и таблети.

Използването на TeamViewer в компанията позволява, наред с други дистанционни работи по компютрите или софтуера, решение на технически проблем, инсталиране на нов софтуер, актуализиране, въвеждане на административна парола и много други.

Google Hangouts – бизнес месинджър, чат и инструмент за дистанционна работа

Приложението Hangouts е лесен за използване и удобен месинджър, вграден в пакета от инструменти на G Suite. Също като Microsoft Teams, можете да го използвате за аудио и видео разговори, писмени чатове и да поканите външни потребители (напр. бизнес партньори, клиенти и др.) да участват в разговора. Можете да използвате приложението Hangouts, както във вашия уеб браузър, така в специално мобилно приложение за Android и iOS.

Интересна алтернатива на Hangouts е Google Meet приложението, посредством което ще организирате дистанционно обучение за повече потребители. Това е чудесно средство за преподаватели или обучаващи, които организират подобни събития.

Google Hangouts е инструмент за чат, пратеник и видеоконференции, вграден в G Suite.Google Hangouts е инструмент за чат, пратеник и видеоконференции, вграден в G Suite.

Споделяне на документи с помощта на OneDrive и Google Drive

Когато служителите се намират извън седалището на компанията, е важно да се осигури сигурно и ефективно виртуално пространство, което позволява на тези служители свободно да обменят, създават и споделят документи, без излишно да изпращат на имейлите поредни версии на файловете. Препоръчаните решения за бизнеса, гарантиращи висока ефективност при дистанционната работа, са:

  • Microsoft OneDrive за компании – криптирано виртуално пространство за бизнес

Пространството OneDrive е решение, изготвено от експерта в създаването на бизнес инструменти – Microsoft. То е напълно съвместимо с приложения като Word, Excel и PowerPoint, но, разбира се, не се ограничава само до споделяне на файловете, съхранени в тези програми. Благодарение на силното криптиране на данните, съхранявани в облака, компаниите, използващи Microsoft OneDrive, могат да бъдат сигурни, че техните документи и файлове са сигурни, дори когато служителите имат достъп до тях от своя дом или смартфон.

  • Google Drive – облачно пространство с архивиране на данни до 25 дни

Google Drive е виртуално пространство, предоставяно с G Suite, което можете да използвате с всяко устройство с достъп до мрежата. Важен аспект, който улеснява груповата работа, докато работите от дома, е фактът, че Google Drive предлага споделяне на документите със служителите, създаването им и история на записаните промени в реално време. Отскоро Google Drive поддържа и формати на документи, предварително запазени в Office 365.

Ефективна ли е дистанционната работа?

Без съмнение ситуацията, свързана с епидемията от коронавирус COVID-19, е сериозно изпитание за всяка компания, която по-рано е разчитала на стационарната работа в офиса или на наето пространство. Преминаването към дистанционна работа изисква от такава компания (ако преди това не е разработила подходящи процедури) ефективно да реорганизира работата си и да използва нови инструменти. Но е добре да не забравяме, че дистанционната работа в днешно време е модерен подход към служебните задължения и все повече малки предприемачи работят от дома.

Използването на подходящите инструменти за дистанционна работа при по-големите компании определено ще реши повечето проблеми с комуникацията, когато нямаме физическо присъствие и разговор лице в лице.

  • Полезна ли беше статията?
  • така   не
Търсене
Generic filters
Tylko dokładne dopasowania
Szukaj w tytułach
Szukaj w treści
Filter by Article Categories
Чести въпроси
Регистрация на услуга
Клиентски панел
Домейни
Хостинг
Автоматичен инсталатор на CMS
база данни
FTP
електронна поща
Webmail
Програми за електронна поща
SSL сертификати
Website Builder
Microsoft Office 365
G Suite
сигурност
База знания
WordPress
или