При работата в офиса най-важни са бързината, сигурността и мобилността. Комбинирането на тези 3 елемента е много трудна задача за компанията. Ето защо динамично развиващите се предприятия все по често използват услуги, свързани с широко разбирания технологичен облак. Всичко това, за да осигурят на всеки човек достъп до фирмените документи отвсякъде – по време на пътуване или у дома и устройство.
Настоящият пазар на офис приложения е доминиран от 2 компании: Google и Microsoft. Въпреки факта, че и двамата гиганти предлагат инструменти за съхранение, редактиране и обработка на данни без използването на допълнителни твърди дискове и други носители – предлаганите от тях решения се различават едно от друго. От статията по-долу ще разберете коя от услугите – G Suite или Office 365 – ще бъде по-подходяща за нуждите на Вашата компания.
G Suite – какво е това и кои са най-важните му характеристики?
Активирането на собствена електронна поща чрез Google, известна като Gmail, се оказа хит. Потребители от цял свят веднага започнаха да използват новия инструмент, който предлага място за поща, панел и опция за синхронизиране на данни между устройства, използващи системата Android. С течение на времето се оказа, че новите услуги на Google все по-често се използват от компании, които от своя страна имат по-големи нужди от частните потребители. За да отговори на очакванията, Google също въведе пакет за приложения, тоест виртуален диск Google Drive, снимки, месинджър Hangouts (по-рано Google Talk) и много други. Всичко това, за да имате достъп до инструменти, необходими за ежедневната работа на едно място. Но това все още не беше достатъчнои тук се появява пакетът G Suite, чийто произход датира от 2006 г. (тогава той беше известен като Google Apps for Work). Google приложенията са достъпни за потребителите на Gmail безплатно, но именно G Suite предлага допълнителни функции:
- задаване и използване на собствен домейн в имейл адреси,
- от 30 GB пространство за данни (в пакет G Suite Basic) до неограничено пространство (в Business версията над 4 потребители),
- разширени административни опции, тоест добавяне на потребителски акаунти, контрол върху достъпа до данни, настройки за защита, възстановяване на изтрити данни,
- работа с един документ за много потребители едновременно в рамките на организацията,
- Cloud Search, тоест търсачка за данни вътре в организацията,
- 24/7 техническа поддръжка.
Следователно, G Suite е разширение към вече добре познатите приложения, използвани от милиони потребители всеки ден. Това несъмнено е голямо предимство, тъй като като офис служителя не е нужно да се обучава от нулата за използването на нови програми за електронна поща, редактиране на файлове и т.н. – имате достъп до тях по всяко време във Вашия Google акаунт!
Как G Suite влияе върху работата и разходите за управление на бизнес?
Сред приложенията на Google ще откриете не само познатите вече електронна поща или календар, но и текстови редактори и електронни таблици (също адаптирани към формати на Microsoft Office), бележки, месинджъри и много други. Това прави Google източник на доказани решения за частни приложения и компании, които правят първите си стъпки в интернет. С течение на времето възможностите на безплатните приложения от Google може да се окажат недостатъчни или дори неадекватни за текущите процеси в компанията. Тук на помощ идва G Suite, който премахва ограниченията за налично пространство за данни и въвежда елемент на сътрудничество за компаниите в конкретна област от данни (текстов документ, електронна таблица, презентация и т.н.). Какви са предимствата от това решение?
- незабавно подобряване на много работни области сред екипи и отделни служители – необходимостта от многократна обмяна на имейли с прикачени файлове на практика изчезва, защото е достатъчно с помощта на уеб браузър да се изведе документ, върху който могат да работят едновременно няколко души. Наличните комуникационни решения също не изискват също инсталация на приложението, тъй като можете да стартирате всички Google инструменти в браузър.
- минимизиран риск от недостъпност – за да използвате G Suite, се нуждаете от произволно устройство с достъп до интернет и уеб браузър. Всички данни се съхраняват в защитен облак, за който Google предлага гаранция за достъпност на ниво 99,99% годишно.
- предвидими разходи и допълнителни спестявания – както в краткосрочен, така и в дългосрочен план, G Suite ще внесе допълнителни спестявания за компанията. Услугата работи веднага след закупуването и бързата конфигурация на инструменти и домейн предизвиква служителите да започнат да използват електронна поща и приложения много по-бързо, отколкото в случая със специализирани решения по поръчка. Когато използвате G Suite, нямате нужда от собствен сървър или ИТ среда, която да е администрирана от допълнителни специалисти.
- техническа поддръжка и сигурност на най-високо ниво – Google непрекъснато подобрява своите приложения и повишава нивото на сигурност. С помощта на G Suite можете да сте сигурни, че Вашите файлове се съхраняват по безопасен начин. Не е нужно да наемате отделен специалист по този въпрос, тъй като Google и техните експерти са отговорни за сигурността на Вашите файлове.
За кого е G Suite?
Може да се каже, че за всички! И това не е невярно твърдение, защото възможностите на G Suite ще бъдат оценени от компании от всякакъв мащаб – от еднолични търговски дружества (например нуждаещи се от много по-голямо пространство за данни – за снимки, видео и т.н.), до компании от средни и големи сектори, наемащи няколкостотин служители (разделени на местни и чуждестранни клонове, екипи, съсредоточени върху конкретен проект). G Suite е отговор на съвременните трендове в управлението на компания в интернет, поради което ще бъде идеално решение за Вас, когато:
- искате да използвате Gmail поща в собствен домейн и по този начин да увеличите разпознаваемостта и професионализма,
- търсите пространство за данни с голям размер (архиви, мултимедия, снимки, презентации) и вече не искате да инвестирате в твърди дискове, които са податливи на технически проблеми,
- работите в по-голяма група и всеки ден губите няколко десетки минути за изпращане, четене и получаване на имейли със заглавие „Re: нова версия на файла“ или подобно,
- цените сигурността и възможността за възстановяване на данни в различни случайни ситуации, тоест авария на смартфон или лаптоп,
- искате да спестите допълнителни средства, които обикновено бихте предназначили за лицензи за следващи приложения, собствен сървър и т.н.
- харесвате Gmail, но ви свършва „безплатния“ капацитет и не искате да прехвърляте данни на друг сървър.
Office 365 – по какво се различава от обикновения Office пакет?
Докато G Suite е създаден да работи на 100% върху уеб браузър, то Office 365 произтича от необходимостта да се комбинират добре познатите и харесвани приложения на Microsoft Office с нови възможности за обработка и запазване на данни в облак. Философията и на двете услуги е малко по-различна, въпреки че се съсредоточва върху абсолютно едно и също – да направи работата в офиса по-бърза и по-безопасна. Много потребители все още асоциират Office 365 с такива приложения като Word, Excel или PowerPoint. Всъщност този пакет предлага много повече възможности, а редактирането на документи в гореспоменатите приложения е само една от достъпните функционалности.
Казвайки „Microsoft Office Package“, имаме пред очите си класическа кутия, в която са поставени няколко CD диска за инсталиране на приложения на определен компютър. С течение на годините обаче се оказа, че подобно решение, въпреки неоспоримите плюсове, има някои недостатъци, които могат да причинят проблем на всяка компания: CD носителите подлежат на повреда, инсталирането става на конкретно офис устройство (което ограничава използването на лицензи, когато служителите стават повече) и старите версии на приложението не трябва да работят правилно в новата операционна система (дори и от съображения за сигурност). За да уеднакви и в същото време да развие средата на офис приложенията, Microsoft стартира услуга Office 365, която подобно на G Suite, работи въз основа на абонаментен модел. Какви са предимствата на новата услуга на Microsoft?
- не е необходимо да имате CD дискове, двигатели и т.н. – всички офис приложения се изпълняват в браузър или по желание ги инсталирате на устройство, изтегляйки инсталационни файлове от Microsoft акаунт,
- по-удобен лиценз за потребителя – приложенията могат да се инсталират на 5 устройства, така че можете да използвате Microsoft акаунта и данните на Вашия смартфон, таблет и лаптоп,
- фирмен имейл акаунт в облака на Microsoft,
- допълнителен диск за вмъкване и споделяне на файлове – всеки потребител на Office 365 получава достъп до виртуален диск Virtual OneDrive с размер 1D,
- широка достъпност на приложения в мобилната версия за iOS и Android – независимо дали имате iPhone или смартфон с Google система, и в двата магазина можете да инсталирате безплатни офис приложения магазина и да ги свържете с акаунта на Вашата организация,
- пълна синхронизация на данни от календари, електронна поща, OneDrive и много други – благодарение на Exchange, средата на Microsoft е отлично свързана помежду си. Така че, ако получите покана за среща в Outlook и я приемете, тя автоматично ще бъде добавена в служебния календар. Освен това, благодарение на OneDrive автоматично ще получите достъп до най-новите версии на файловете, а самият виртуален диск може да изпълнява функция като „основен носител“ на данни (полезно, ако Вашият лаптоп има малък твърд диск),
- сътрудничество на много потребители върху един документ – тази функционалност ще бъде оценена особено от хора, работещи в екип. Забравете за изпращането на множество имейли с прикачена нова версия на файла – благодарение на OneDrive документите се обработват по-бързо и при необходимост винаги можете да отмените промените към предишната версия на файла.
- най-високо ниво на сигурност – в традиционния Office пакет случайното изтриване на файл обикновено води до скъпа ИТ намеса или инвестиции в приложения за възстановяване на данни. В Office 365, поради действието в облак, възстановяването на изтрит файл е въпрос на няколко кликвания с мишката.
Горните характеристики са само примери за разлики между Office 365 и класическия Office пакет. Всъщност, сравнението и на двата продукта е донякъде нелогично, защото от една страна имаме цяла платформа за управление на данни в компания (с много приложения, т.е. месинджъри, текстообработващи програми, електронни таблици, презентации и много други!) и която е цялостна основа за функционирането на компанията. От друга страна, имаме набор от „едва“ няколко офис приложения. Превеждайки това на езика на недвижимите имоти – Office 365 е град с пътища, инфраструктура и магазини, а класическият Office е само няколко къщи на малка улица.
Office 365 – какви ползи носи за една компания?
Новата услуга на Microsoft включва не само известни и харесвани офис приложения в нови версии, но и цяла гама от функционалности, подобряващи сигурността при обработка и редактиране на данни от предприятие от всякакъв размер. Ето защо, Office 365 влияе върху много области на дейност:
- компанията е безопасна – Office 365 има многостепенни защити срещу загуба на файлове, поща и др. Благодарение на усъвършенстваните административни инструменти възстановяването на изтрити файлове или имейл (дори преди десетина дни) е въпрос на минути. Цялата комуникация на платформата Office 365 се осъществява чрез криптирана връзка,
- мащабиране на услугите и прозрачност на разходите – инвестирайки в Office 365 знаете предварително колко ще платите, никога няма да бъдете принудени да купувате „допълнителен“ пакет, тъй като ресурсите се базират на позиции/потребители. Имате 20 служители? Купувате лиценз за 20 позиции.
- виртуалният диск 1 TB в OneDrive е важен елемент от работа – независимо от броя на закупените лицензи, всеки потребител получава 1 TB пространство за данни. Благодарение на това решение, компанията не трябва да инвестира в допълнителни дискове, носители или сървъри (това е важно, тъй като цените на твърдите дискове на пазара зависят от много фактори и могат да се колебаят с няколко десетки процента годишно). Някои данни, особено ключовите, е най-лесно за прехвърляне в облака на Microsoft,
- възможност и за офлайн работа – преминаването към облака на Microsoft не принуждава постоянно да използвате услугата чрез интернет връзка. Разбира се, това силно се препоръчва, въпреки че уеб приложенията от типа на Outlook позволяват да записвате съобщения в офлайн режим. След отчитане активна интернет връзка, данните се синхронизират автоматично,
- много добри и широко достъпни мобилни приложения за iOS и Android – трябва бързо да промените няколко таблици в Excel и в момента сте в командировка далеч от офиса? Инсталирайте Excel на Вашия смартфон, влезте в акаунта на Вашата организация и завършете работата по файла. За Office 365 работи наистина добре!
- по-добра организация на работа – срещите, пътуванията и почивките могат да внесат хаос в редиците на по-голяма компания. Благодарение на Office 365, ще избегнете дезинформация, тъй като всеки служител има свой собствен календар, в който се записват най-важните събития (както единични, така и циклични) заедно с местоположението. По този начин ще планирате по-добре работата на служителите си и ще предотвратите ситуация, когато служител замине на няколкодневна ваканция, оставяйки Ви без ключова информация и необходими документи.
За кого е Office 365?
Основно за тези, които искат да използват доказан офис пакет и приложения от типа на Word, Excel, PowerPoint, търсещи при това допълнително пространство за файлове и сигурна технология. Освен това, също е и решение, което ще подобри организацията на работа в екип, както и ще увеличи значението на сътрудничеството на много хора в един проект – посредством опцията за споделяне на файлове за съвместно редактиране, Вашата задача никога няма да бъде спряна от случайни ситуации. Office 365 е идеален, както за голяма организация, така и за малко предприятие.
Избор – G Suite или Office 365?
Изборът е много труден и посочването на която и да е от услугите трябва да бъде продиктувано не толкова от икономически въпроси (цените и на двете услуги са сходни), колкото от стила на работа, може би дори от навиците. Използвате ли Gmail всеки ден? Със сигурност закупуването на G Suite ще бъде от полза за Вас, тъй като веднага ще получите достъп до повече пространство за данни, както и ще зададете уникален домейн към Вашия акаунт и ще можете да го използвате в имейл адреса си. Харесвате да работите в електронни таблици или да редактирате документи по усъвършенстван начин? Вашият избор трябва да пада върху Office 365, но това е само една от многото му функционалности.
Ако искате да проверите решение от Google или Microsoft, моля, свържете се с нас на: +40 (31) 229 70 70
- Вижте офертата на G Suite в ionos.bg – https://ionos.bg/gsuite-basic/
- Вижте офертата на Office 365 в ionos.bg – https://ionos.bg/office-365/
Gmail с домейн на Вашата фирма? Възможно е!
G Suite включва Gmail поща, която можете да използвате с домейна на Вашата фирма. Ще получите и пакет от практически приложения на Google.
